Elkien optimaliseert vastgoedbeheer met IBIS-MAIN
Elkien is een Friese woningcorporatie die verder kijkt dan alleen het verhuren en bouwen van woningen. Omdat de klanten van Elkien prettig wonen en leven ontlenen aan hun buurt, heeft Elkien oog voor de leefbaarheid in buurten en wijken. De circa 200 medewerkers van het bedrijf verhuren zo'n 18.000 woningen in zeven gemeenten, waarvan ongeveer de helft in Leeuwarden.
Wonen is leven
Elkien is een Friese woningcorporatie die verder kijkt dan alleen het verhuren en bouwen van woningen. Omdat de klanten van Elkien prettig wonen en leven ontlenen aan hun buurt, heeft Elkien oog voor de leefbaarheid in buurten en wijken. De circa 200 medewerkers van het bedrijf verhuren zo'n 18.000 woningen in zeven gemeenten, waarvan ongeveer de helft in Leeuwarden.
Behalve een hoofdkantoor in Heerenveen zijn er drie vestigingen in Leeuwarden, Sneek en Gorredijk. "Elkien is ontstaan door de fusie van twee woningcorporaties", vertelt Sybren Lijzenga, Teammanager Bedrijfsbureau. "Omdat beide bedrijven met verschillende applicaties werkten, zijn wij kort na de fusie gestart met een optimalisatie van onze informatiesystemen en digitalisering van de werkprocessen. Om zowel op uniformere wijze als vanuit een strategischer perspectief alle onderhoudswerkzaamheden voor vastgoedbeheer te kunnen begroten en plannen zijn wij eind vorig jaar met IBIS-MAIN gaan werken".
Slimmer uitbesteden en samenwerken
"Het jaarlijkse onderhoud is een deel van de begroting bij elke woningcorporatie", vervolgt Nico Sikkema, senior medewerker van het Bedrijfsbureau. "Omdat beide in gebruik zijnde programma's aan vervanging toe waren, hebben wij op basis van een PvE zowel de bestaande leveranciers als Ibis gevraagd om een toekomstvoorbereide vervangende oplossing aan te bieden. Met voorbereid zijn op de toekomst bedoel ik tevens het slimmer kunnen samenwerken en uitbesteden van werkopdrachten aan strategische leveranciers. Als wij de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van ons meerjarenonderhoudsplan verbeteren, kunnen wij zowel met de collega's van andere afdelingen, als met onze leveranciers efficiënter en transparanter communiceren. Uiteindelijk willen wij er naar toe dat alle standaard onderhoud- en renovatiewerkzaamheden al gedetailleerde calculaties zijn, die aannemers alleen nog maar hoeven af te prijzen. Dat kan door IBIS-MAIN te koppelen aan IBIS-TRAD ".
Gebruiksvriendelijkheid
"IBIS-MAIN scoorde bij onze totale beoordeling en weging van alle aangeboden oplossingen de meeste punten", zegt Sikkema. "Een belangrijk aspect daarvan was de gebruiksvriendelijkheid. Om daar goed over te kunnen oordelen, hebben wij een aantal collega's van andere afdelingen bij ons selectietraject betrokken. Die gebruikersvriendelijkheid zit hem o.a. in een beperkt aantal overzichtelijke invoerschermen, de mogelijkheid om informatie op verschillende plaatsen te wijzigen, handige filter-/zoekfuncties en de zelf aan te maken managementrapportages. Verder kunnen wij er eenvoudig alle benodigde informatie uit halen voor hergebruik in het back-office systeem, Microsoft Office en IBIS-TRAD, waarmee onze kostendeskundigen al werken. Tenslotte verliepen de gesprekken met Ibis prettig en hebben wij met een proeflicentie vooraf goed inzicht kunnen krijgen in alle functionaliteit. Kortom, een open en transparant traject, waarvan de gemaakte afspraken tijdens de implementatie netjes zijn nagekomen".