De medewerkers van de afdeling Nieuwe Werken van de gemeente Langedijk waren al bekend met GwwBesteksAdministratie en GwwBestek van Ibis. In de loop van 2007 kwamen daar echter nog twee nieuwe programma’s bij. Ibis installeerde GwwCalc, en V&G Plan. Een omvangrijk project dat onlangs werd opgeleverd.
En bij een geslaagde oplevering hoort een gepaste afsluiting. Zo kwam het dat twee medewerkers van Ibis samen met Gerda Woltjer eind juni onder het genot van een kop koffie met gebak het project evalueerden. Gerda Woltjer, medewerkster afdeling Nieuwe Werken en applicatiebeheerder voor ibis programmatuur toonde zich tevreden. ‘Met de aangeschafte software werken we een stuk efficiënter. Bovendien bieden de nieuwe programma’s meer mogelijkheden.’
Die mogelijkheden presenteerde ibis ruim een jaar geleden op het gemeentehuis in Zuid-Scharwoude. ‘Tijdens de demonstratie werd duidelijk dat Ibis datgene wat wij voor ogen hadden, kon leveren. Gelukkig bleek het uiteindelijke resultaat ook nog eens aan die verwachtingen te voldoen.’
Hoezo, was dat nog afwachten dan? Gerda Woltjer: ‘Nee, eigenlijk niet. Wij hadden alle vertrouwen in Ibis. Doordat we al twee programma’s van hen gebruikten voor kostenraming, waren we bekend met de werkwijze van het bedrijf. Ze spelen in op de wensen van de klant. Maar dit project bracht een flinke verandering teweeg binnen onze gemeente. Dan is het altijd afwachten hoe het loopt.’
Installatie en training
De installatie van de verschillende programma’s verliep niet helemaal zonder haken en ogen. Door problemen met het toekennen van rechten liep het installatietraject enige vertraging op. ‘Het verkrijgen van rechten ligt bij een gemeente altijd een tikje moeilijker dan bij een regulier bedrijf. Maar onze systeembeheerder heeft zich er samen met een medewerker van Ibis in vastgebeten en uiteindelijk is de installatie toch goed verlopen.’
Onder het motto twee weten (lees: onthouden) meer dan één, gingen de medewerkers van de afdeling Nieuwe Werken met zijn allen op cursus. ‘Op die manier creëer je meer acceptatie voor het pakket onder de medewerkers. Daarnaast is het ook nog eens gezelliger om de trainingen met zijn allen te volgen’, aldus Gerda Woltjer. Na het reguliere cursustraject bleek er nog tijd over te zijn voor het behandelen van V&G Plan. ‘Het was prettig om ook dat programma nog tijdens de instructies te bespreken, persoonlijke uitleg blijft beter hangen dan de uitleg uit een boek.’
Projectgroep
Het enthousiasme van de Langedijkse medewerkers heeft ze geen windeieren gelegd. ‘De knop moest even om bij het personeel, want de programma’s waren natuurlijk nieuw en onwennig, maar het project draait nu op volle toeren.’ De cursisten waren zelfs zo enthousiast dat ze naar aanleiding van het veranderingsproces een projectgroep oprichtten. Deze moet aan de hand van de adviezen van Ibis de programma’s GwwBestek, GwwCalc, GwwBesteksAdministratie en V&G Plan optimaal vorm geven. ‘De projectgroep werkt voorstellen uit die op de werkvloer ontstaan zijn en neemt bij vragen of problemen contact op met de medewerkers van Ibis.’
Begeleiding om grip te krijgen op kostenraming
Tijdens de evaluatie brengt Gerda Woltjer nog één wens naar voren: ‘We zouden - als dat mogelijk is - graag nog een losse werkplek willen aanmaken, zodat onze opzichter ook tijdens zijn werk met GwwBesteksAdministratie kan werken.’ Iets wat zeker realiseerbaar is. Nu ze dit weet, kan Gerda Woltjer binnen de gemeente nagaan of ze hiermee aan de slag kan gaan.
Ten slotte vertelt de medewerkster van de afdeling Nieuwe Werken dat ze tevreden is over de begeleiding vanuit Ibis. ‘We hebben gedurende dit invoerproces goede banden opgebouwd met de medewerkers. Ook de helpdesk was altijd goed bereikbaar. De lijnen zijn kort bij Ibis en de enkele problemen waar we tegen aan liepen, werden snel opgelost.’
Dus de gemeente Langedijk ziet de toekomst zonnig in wat betreft grond, weg en waterbouw? ‘Ik heb het volste vertrouwen in het verdere verloop van het gebruik van de nieuwe software. De programma’s zitten zo goed in elkaar dat er weinig vragen over blijven. Ik reken er dan ook op dat we de helpdesk van Ibis binnenkort niet meer nodig zullen hebben!’