Directievoerder Hans Op 't Hoog bij de Afdeling beheer & realisatie, Cluster Uitvoering van Gemeente Veldhoven houdt al vijftien jaar toezicht op projecten met GwwBesteksAdministratie. Om efficiënter te kunnen samenwerken en alle communicatie te stroomlijnen, werkt hij voor de reconstructie van de Zandoerleseweg online samen met aannemersbedrijf Jan van den Boomen BV.
"Online samenwerken bespaart mij veel tijd bij het maken van onze dagrapporten en het controleren van weekrapporten en termijnstaten van aannemers. Voorheen maakte ik bijvoorbeeld dagelijks een aantal foto's in het werk, die ik dan eind van de week op kantoor ging uitzoeken om ze in het juiste digitale dossier op te slaan. Nu kan ik dat via mijn smartphone of tablet op elk gewenst moment en elke locatie met één druk op de knop. Het bespaart ook de uitvoerder op ons project veel tijd bij het registreren van de wekelijkse productie en gewerkte uren."
"Een tweede voordeel van online samenwerken is de transparantere communicatie, omdat je als opdrachtgever en opdrachtnemer meer informatie met elkaar deelt", aldus Op 't Hoog. "Daar moeten beide partijen natuurlijk even aan wennen. Als beheerder in de software geef ik de uitvoerder en projectleider alle benodigde rechten om informatie te kunnen bekijken en te wijzigen. "Voor ons is de transparantere communicatie bij het online samenwerken ook een voordeel, omdat elke operationele beslissing eenduidiger wordt geregistreerd", zegt Jean-Pierre Verbeek, projectleider bij Jan van den Boomen BV. "Laatst lag er bijvoorbeeld een onverwachte kabel in de weg en hebben wij ter plaatse samen besproken en digitaal vastgelegd hoe daar mee om te gaan. Een ander voordeel is het feit dat Gemeente Veldhoven onze weekrapporten en termijnstaten eenvoudiger en sneller kan beoordelen, waardoor wij eerder kunnen factureren en betaald krijgen."
"GwwBesteksAdministratie Online draagt naar mijn gevoel ook bij aan een prettigere samenwerkingsrelatie", vervolgt Op 't Hoog. "Vroeger maakte je als opdrachtgever en opdrachtnemer samen een werk, omdat beide partijen daarvoor gingen op basis van een aantal afspraken en vertrouwen. Sinds de crisis is die samenwerking veel formeler geworden en gebaseerd op meer procedures. Door de interactiviteit en transparantie van online samenwerken krijgen zowel ik als Jean-Pierre het gevoel weer samen een werk te maken. Omdat online samenwerken op basis van digitale informatie voor iedereen de toekomst is, zijn wij beide enthousiast over de in ons eerste project al gerealiseerde voordelen. Verder past het goed binnen de volledig gevirtualiseerde ICT-omgeving van onze gemeente en het beleid om zo min mogelijk met papieren documenten te werken."