Calculeren, engineeren en inschrijven voor aanbestedingen van bouwkundige en civieltechnische projecten, zijn voor elk bedrijf arbeidsintensieve processen. Wanneer je een project wint, leidt alle gedane moeite tot grote euforie en als je verliest tot teleurstelling. Hoe kun je de kans vergroten meer projecten te scoren? Door vier stappen te zetten richting een winnende aanbesteding.
De essentie van het spreekwoord 'een goed begin is het halve werk', zit hem in je voorbereiding. Is het aanbestedingsteam op de hoogte van de herziene Aanbestedingswet 2012, waarin nieuwe Europese richtlijnen vanaf juli 2016 met de Nederlandse rechtsorde zijn verankerd? Maar ook nieuwe drempelbedragen die voor 1 januari 2018 tot en met 31 december 2019 gelden. Behalve de wettelijke kaders is het voor een winnende aanbesteding van doorslaggevend belang dat alle benodigde documenten volledig, in het juiste formaat en tijdig worden ingeleverd. Dit lijken misschien inkoppers, maar in de praktijk komt het nog regelmatig voor dat bedrijven projecten missen door onnodige procedurele fouten.
De tweede stap naar een winnende aanbesteding ligt in het verlengde van de administratieve voorbereiding, namelijk het snel opzetten en detailleren van de kostenbegroting. Daarvoor is een goede kostendatabase nodig, die je zelf kunt opzetten en onderhouden, of kunt importeren uit een externe database. Binnen infra-sector geeft de RAW-systematiek daar richting aan, terwijl je bij andere contractvormen meer zelf moet opletten of de calculator(en) geen onderdelen vergeten. Het gebruik van een extern kostenbestand gebaseerd op jarenlange marktkennis en -ervaringen, of een betrouwbaar eigen prijzenboek, bespaart veel voorbereidingstijd en voorkomt fouten. Uiteraard kun je daarvoor ook een beroep doen op gespecialiseerde kostenadviseurs.
Het opzetten van basisbegrotingen vanuit een kostendatabase, draagt bij aan werken volgens het Paretoprincipe. Oftewel met 20% inspanningen bereik je al 80% van het benodigde resultaat. Dus houd je 80% van de beschikbare tijd over voor het finetunen van de aanbestedingsbegroting. Zijn er alternatieven die een betere prestatie/prijs opleveren? Is de uitvoering op een slimmere wijze te realiseren, waardoor je tijd of kosten bespaart? Zijn alle benodigde medewerkers en het materieel intern of via inhuur beschikbaar? Met het finetunen van de projectcalculaties kun je meer verschil maken dan met het opzetten van een basisbegroting. Tenslotte bepaalt uiteraard de directie nog op basis van eigen afwegingscriteria en ervaring de commerciële inschrijfprijs.
Of je het nu leuk vindt of niet, of er misschien zelfs tegenop ziet: elke markt ondergaat momenteel een digitale transformatie. Dit betekent dat we over een aantal jaren alleen nog digitale informatie met elkaar uitwisselen in de bouw en infra. Misschien denk je nu dat loopt nog niet zo'n vaart, maar sinds de crisis is die onomkeerbare ontwikkeling in een stroomversnelling terechtgekomen. Door te anticiperen op digitaal communiceren en samenwerken, kun je eveneens tijd en kosten besparen. Maar ook de kans op het maken van fouten reduceren en je imago bij opdrachtgevers verbeteren. Continu blijven innoveren, is de laatste tip die ik je wil meegeven, want het lijkt er nu op dat het aanbesteden in de toekomst ook nog beïnvloedt gaat worden door blockchaintechnologie.
Dik Berkheij is werkzaam als Accountmanager Infra bij Brink.