Onderwijsgroep Galilei maakt vastgoedbeheer inzichtelijker met IBIS-MAIN

Uniformiseren vastgoedbeheer

De stichting Onderwijsgroep Galilei biedt openbaar onderwijs aan op vijf scholen en ziet die als leer- en ontmoetingsplaatsen voor verschillende gezindten en culturen. Deze scholen zijn het Maerlant in Brielle, Helinium in Hellevoetsluis en MY college, Praktijk College in Spijkenisse, De Ring van Putten in Spijkenisse. Op het Maerlant is John Hoenderkamp stafmedewerker facilitair en Marius Rietdijk de facilitair manager. “Wij gebruiken al enkele jaren het FAME-systeem ter ondersteuning van onze facilitaire taken”, zegt Rietdijk. “Met de daarin beschikbare vastgoedinformatie calculeerden wij tot nu toe in Excel de kostenbegroting voor onze meerjarenonderhoudsplanning”. “Omdat elke school een andere methode gebruikte om de onderhoudskosten te begroten, was het lastig om op groepsniveau een volledig inzicht te krijgen”, vervolgt Hoenderkamp. “Daarom zijn wij op zoek gegaan naar software waarmee het vastgoedbeheer organisatie breed te uniformiseren en verder te professionaliseren is.”

Integratie en gebruiksvriendelijkheid

Voor Onderwijsgroep Galilei waren een integratie met het FAME FMIS en de gebruiksvriendelijkheid twee belangrijke selectiecriteria. “Na het vergelijken van verschillende aanbieders van software voor vastgoedbeheer en een referentiebezoek, hebben wij voor IBIS-MAIN gekozen”, vervolgt Rietdijk. “Andere sterke punten daarvan zijn de uitgebreide zelf in te richten functionaliteit en het feit dat wij die software via de cloud kunnen gebruiken, wat goed aansluit bij ons ICT-beleid”. “Behalve het gewenste inzicht en meer grip op management- en groepsniveau, helpt IBIS-MAIN ook tijd te besparen tijdens het maken van de jaarlijkse onderhoudsbegroting en het meerjarenonderhoudsplan”, vult Hoenderkamp aan. “Door de benodigde werkzaamheden voor meerdere locaties te bundelen kunnen wij de komende jaren waarschijnlijk tevens kostenbesparingen realiseren.”

Informatiekwaliteit verbeteren

Een ander aandachtsgebied voor Onderwijsgroep Galilei op vastgoedgebied is het verder verbeteren van de informatiekwaliteit. De momenteel beschikbare beheergegevens van alle complexen zijn namelijk een aantal jaren geleden ingevoerd op basis van een door derden uitgevoerde 0-meting. “Wij gaan de komende maanden met de mobiele app van IBIS-MAIN en conditiemetingen volgens de NEN 2767 op een iPad de status van onze scholen opnieuw inventariseren”, vertelt Rietdijk. “Door zelf te inspecteren, is alle beheerinformatie zowel te actualiseren als zo nodig te verrijken. Net als tijdens de inrichting van IBIS-MAIN en onze opleiding kunnen wij daarbij gebruik maken van technische ondersteuning door een Ibis-consultant. Die voegt waardevolle kennis en praktijkervaring toe en neemt de tijd om ons te helpen het vastgoedbeheer bij Onderwijsgroep Galilei naar een hoger niveau te brengen.”