Bouwbedrijven zien steeds meer de voordelen van het opzetten en bijhouden van een consequente projectadministratie voor hun kostenbewaking en nacalculatie. Als gevolg daarvan krijgt Ibis steeds vaker vragen over de koppeling van zo’n projectadministratie met IBIS-TRAD. Kan dat? Hoe werkt het coderen dan? Is dat niet veel extra werk?
Elk bedrijf dat actief is in de bouw staat op een gegeven moment voor de keuze: ‘geïntegreerd of gespecialiseerd?’ Oftewel, wil je werken met een ‘alles-in-één’ programma dat voor een groot aantal bedrijfsprocessen geschikt is, of met aparte gespecialiseerde applicaties? Zoals een boekhoud-, projectadministratie- en een calculatieprogramma. Onder het mom van schoenmaker blijf bij je leest, adviseert Ibis deze programma’s apart aan te schaffen omdat het gespecialiseerde disciplines zijn.
Is het mogelijk om IBIS-TRAD begrotingen te koppelen aan onze projectadministratie? Het antwoord op deze vaak gestelde vraag is ja en zelfs heel eenvoudig. De sleutel daartoe is het Calculatie Uitwisselings Formaat (CUF). CUF is een al decennialang gebruikt formaat, dat door veel programma’s voor boekhouden, calculeren en projectadministraties wordt ondersteund. De effectiviteit ervan is echter afhankelijk van coderen. Coderen wordt in veel branches gebruikt voor het uniek identificeren en traceren van producten en in de bouw- en vastgoedsector dus ook voor alle kostenposten.
Coderen van kosten is simpelweg het toevoegen van een code per begrotingsregel, voor de herkenning in andere toepassingen. In IBIS-TRAD kun je dat bijvoorbeeld doen door de ‘admicode’ opmaak te gebruiken. Deze wordt standaard meegeleverd en is te vinden bij ‘opmaak’. Je krijgt dan de mogelijkheid om aan elke kostensoort een code toe te voegen. De soort code die je gebruikt is niet belangrijk, als het projectadministratieprogramma je keuze maar begrijpt en deze consequent toepast per kostensoort. Als resultaat daarvan worden dan automatisch alle bij elkaar horende kosten op een logische wijze gegroepeerd.
Afhankelijk van het programma voor de projectadministratie is de begroting te coderen per kostensoort of regel. Coderen per kostensoort gebeurt in de kolommen bewakingscode Arbeid, Materiaal, Materieel en OA. Coderen per regel meestal in de kolom alternatieve code. Hoe de code er precies uitziet, wordt bepaald door de projectadministratiesoftware. Elke code bestaat in ieder geval uit een kostendrager (meestal 4 of 5-cijferig) en vaak ook nog een kostensoort. De kostensoort (MAMO-code) is een cijfer, of een afkorting van de kostensoort. Bij coderen per kostensoort is natuurlijk al bekend welke soort het betreft.
Yasper Kuiper is werkzaam als Accountmanager Bouw bij Brink.