Doorn in het oog tijdens projecten: onvoorziene kosten
Onvoorziene kosten zijn bij veel projecten niet te voorkomen, maar altijd een doorn in het oog voor de opdrachtgever en -nemer. Ze leiden vaak tot discussies, irritaties, vertragingen en ontevredenheid bij de opdrachtgever. Waar komen die kosten vandaan en hoe kun je er beter mee omgaan?
Onbekende, ontbrekende of onnauwkeurige informatie
Alles wat we vooraf kunnen bedenken of op papier staat, is te calculeren. Bij renovaties, restauraties en transformaties van gebouwen krijg je als opdrachtgever en -nemer echter te maken met onbekende, ontbrekende of onvoldoende gedetailleerde informatie. Omdat benodigde informatie simpelweg niet beschikbaar is, of (nog) niet volledig. Bijvoorbeeld over gebreken die zichtbaar worden in het uitvoeringstraject of na sloopwerk, zoals aangetaste balken, vloeren of dak en de aanwezigheid van asbest. Bij nieuwbouw kan het zijn dat de detaillering nog onbekend is. Om toch inzicht in en grip op de totale kosten te krijgen, verwerkt een aannemer onvoorziene zaken als een bedrag of stelpost in de directe bouwkosten, of als een percentage in de staartkosten van de begroting. Onvoorziene kosten niet incalculeren leidt waarschijnlijk tot meer verrassingen en discussies.
Tips die kosten beperken
Door tijdens de voorbereidingsfase van een project adviseurs te raadplegen, is de post onvoorziene kosten inzichtelijker te maken. Bijvoorbeeld door middel van asbestonderzoek als een gebouw in de vorige eeuw is gebouwd, of door balken, daken, vloeren en installaties voor de aanbesteding te inspecteren. Een tweede tip om onvoorziene kosten te beperken, is aannemers te selecteren die ervaring hebben met vergelijkbare renovaties, restauraties en transformaties. Dat geldt natuurlijk ook voor de architect, bestekschrijver en constructeur, om alle benodigde informatie nauwkeuriger en vollediger te krijgen. Een uitdaging daarbij is alle wegvloeiende ervaring en kennis van medewerkers die met pensioen gaan te borgen, voor de millennials die geen affiniteit hebben met oude gebouwen.
Benut de mogelijkheden van calculatiesoftware
Een ander hulpmiddel om het inzicht in en de grip op onvoorziene bouwkosten te vergroten, is de gebruikte calculatiesoftware. Bijvoorbeeld door mogelijk te verwachten werkzaamheden op basis van verrekenbare hoeveelheden mee te nemen in het bestek en de begroting, in plaats van als stelpost. Verder is ook de al genoemde kennis en ervaring van oudere medewerkers te vertalen naar eigen rekenregels en kengetallen voor de calculatiesoftware. Extra kosten blijven bij veel projecten niet te voorkomen. Daarom wordt het de komende jaren belangrijker voor de vertrouwensrelaties met opdrachtgevers hoe je ze als mogelijke opdrachtnemer inzichtelijk maakt in de kostencalculatie.
Ron Duivenvoorden is eigenaar en directeur van Interplan Bouwsupport BV