Projectbeheersing helpt bij toenemende complexiteit
Vitters Shipyard is een succesvol groeiend bedrijf dat met zo'n 75 medewerkers al ruim 20 jaar klantspecifieke zeiljachten tussen de 20 en 85 meter bouwt. Sinds de intensieve samenwerking met Green Marine in Engeland is men ook betrokken bij racejachten voor de Volvo Ocean Race. "De afgelopen 10 jaar is onze omzet verveelvoudigd doordat wij steeds grotere jachten zijn gaan bouwen", vertelt Peter Wasser, Manager Projects. "Daardoor is ook het engineeringwerk toegenomen en moeten wij met meer steeds bedrijven en specialisten samenwerken. Kortom, onze projecten zijn de afgelopen jaren zowel complexer als risicovoller geworden. Om alle benodigde informatie efficiënter en inzichtelijker te kunnen communiceren, zijn wij op zoek gegaan naar een project- en documentmanagementoplossing. Na een uitgebreide marktverkenning, zowel binnen de jacht- en scheepsbouwsector als daarbuiten, hebben wij voor IBIS4Projects gekozen.”
Track & trace
"Rijdend langs een ziekenhuis in aanbouw realiseerde ik mij dat projectontwikkeling in de bouw natuurlijk veel overeenkomsten vertoont met de jachtenbouw", aldus Wasser. "Het ontwerpen en bouwen van een groot jacht duurt namelijk ook meerdere jaren, waarin wel zo'n tienduizend tekeningen en documenten worden geproduceerd die alle betrokkenen tijdens het project nodig hebben. Daarom heb ik onze zoektocht uitgebreid en zijn wij al snel bij Ibis terechtgekomen, voor projectbeheersing. Voor Vitters is het erg belangrijk dat alle communicatie traceerbaar is, omdat onze jachten op basis van klantspecificaties worden ontworpen en gebouwd. Vroeger regelden wij het delen van informatie nog met geprinte documenten en via email, maar dan verlies je na verloop van tijd het overzicht. Nu stellen wij alle informatie via IBIS4Projectsbeschikbaar, met alleen toegang voor degenen die het nodig hebben. Vervolgens registreert de software automatisch wie welke documenten wanneer heeft gebruikt. Dat werkt zowel veel efficiënter als inzichtelijker!"
Projectdocumenten altijd en overal toegankelijk
"Doordat iedereen via IBIS4Projects in de cloud altijd en overal toegang heeft tot de laatste versie van alle documenten die men nodig heeft, worden er ook minder fouten gemaakt", zegt Wasser. "Sinds wij in 2012 met het programma zijn gaan werken, heeft het ons ook geholpen om een groot project zo professioneel procedureel te managen, dat die klant anders mogelijk niet met ons in zee was gegaan. Het bouwen van exclusieve jachten is namelijk in belangrijke mate gebaseerd op vertrouwen en dat helpt IBIS4Projects mee uit te stralen. Vergeleken met vroeger kunnen wij nu beter beveiligd vertrouwelijke informatie met onze partners delen en het gebruik daarvan monitoren. Wij hebben wel een risico genomen door als eerste jachtenbouwer met IBIS4Projects te gaan werken, maar daar heeft Ibis adequaat op ingespeeld. Zoals zij de oplossing aan ons hebben verkocht is het ook ingericht en na een korte training werken wij er alweer bijna drie jaar naar volle tevredenheid mee."