Samen Leven
Onder de noemer 'Samen leven' helpt Wonen Zuid al meer dan een eeuw mensen aan goede en betaalbare woonruimte. Deze woningcorporatie beheert met zo'n 150 medewerkers ruim 14.000 huurwoningen in Zuid-Limburg en Midden-Limburg, vanuit kantoren in Roermond, Heerlen en Valkenburg en steunpunten in Kerkrade en Nuth. Verder bevat de vastgoed portefeuille nog 2.000 garageparkeerplaatsen en een 10-tal bedrijf-/winkelpanden. Tot eind vorig jaar werden de onderhoudsgegevens van alle woningen en andere vastgoedobjecten per regio bijgehouden in zelf ontwikkelde Excel spreadsheets.
Een oplossing die tien jaar goed heeft gewerkt, maar met het oog op de toekomst is vervangen door IBIS-MAIN. "Wij zijn in 2009 gestart met het meerjarige transformatieprogramma Homerun, om alle informatiesystemen te moderniseren, vertelt Albert van Heugten, manager automatisering en informatisering bij Wonen Zuid.
Homerun en IBIS-MAIN voor MJOP
Behalve modernisering is Homerun tevens gericht op klantgericht werken, efficiency verbetering, uniformering en betere controle. Als eerste project is het primaire informatiesysteem WOCAS vervangen door Empire van DSA Vision. Daarna is Wonen Zuid de toepasbaarheid van IBIS-MAIN voor het meerjarenonderhoudsplan (mjop) te gaan onderzoeken. "Wij hebben alleen naar IBIS-MAIN gekeken vanwege de integratie met Empire en het feit dat veel woningcorporaties daar al jaren mee werken", zegt van Heugten. "De contacten met ibis verliepen vanaf het begin goed", vervolgt René Nevels, senior medewerker onderhoudsbegroting. "Hun consultant begreep onze situatie en behoeften en heeft met verstand van zaken meegedacht over hoe wij IBIS-MAIN het beste konden inrichten. Als beheerders van de onderhoudsinformatie zijn wij wel met een dubbel gevoel aan het vervangingsproject begonnen. omdat de Excel spreadsheets goed werkten."
2013 proof
Wonen Zuid is zowel de informatiesystemen aan het veranderen, als de hele organisatie. Na eerst drie regio's te hebben samengevoegd tot twee, worden deze in 2013 verder geïntegreerd. "Binnen Homerun hebben wij daar uiteraard op geanticipeerd", vervolgt van Heugten. "Onderdeel van het toekomstige IT-beleid is dat geen bedrijfskritische informatie meer in Excel spreadsheets mag worden beheerd. Alle nieuwe applicaties, waaronder IBIS-MAIN, werken met een SQL-database, waardoor wij onze bedrijfsinformatie eenvoudiger kunnen integreren, analyseren en rapporteren." "Wij zijn eind 2011 live gegaan en hebben eerst alle complexen en onderhoudswerkzaamheden uit de spreadsheets naar IBIS-MAIN geconverteerd", vertelt Robert Roovers, ook senior medewerker onderhoudsbegroting. "Dit najaar wordt op basis daarvan de eerste onderhoudsbegroting voor 2013 gemaakt. Hoewel ik net als mijn collega heb moeten wennen aan de nieuws software, zijn wij met IBIS-MAIN beter voorbereid op onze veranderende toekomst en informatiebehoeften.