Het Gooi en Omstreken, vastgoedbeheer met IBIS-MAIN en IBIS4Inspectie

Vastgoedbeheer met IBIS-MAIN en IBIS4Inspectie

Woningcorporatie Het Gooi en Omstreken verhuurt met 63 medewerkers zo'n 7.200 woningen in de gemeenten Baarn, Blaricum, Bunschoten, Bussum, Hilversum en Wijdemeren. In lijn met het beleidsplan 2013-2018 investeren zij momenteel in groen en betaalbaar wonen voor de huurders. Daarbij hoort bijvoorbeeld het voor huurders kosteloos upgraden van 4.000 woningen naar energielabel B, oftewel circa 800 tot 900 per jaar.

Ter voorbereiding van alle geplande investeringen heeft Het Gooi en Omstreken de afgelopen jaren eerst het beheer van de vastgoedportefeuille geprofessionaliseerd met IBIS-MAIN. Die softwaretoepassing is eind 2014 uitgebreid met IBIS4Inspectie. "Toen ik hier zeven jaar geleden in dienst trad, was er een ander vastgoedbeheerprogramma in huis, waar onze mensen moeilijk mee konden werken", vertelt manager vastgoed Rob Steur. "Dat was op basis van metingen gevuld door een extern bureau. Ondanks het feit dat die software nog maar twee jaar in gebruik was, zijn wij een beter, toekomstgericht alternatief gaan zoeken. Dat is IBIS-MAIN geworden."

Stapsgewijs opschonen en professionaliseren

De belangrijkste reden dat Het Gooi en Omstreken voor IBIS-MAIN heeft gekozen is de mogelijke integratie daarvan met de administratieve software van het NCCW. Vervolgens zijn ze IBIS-MAIN handmatig gaan vullen, omdat de data in het oude systeem veel fouten bevatte. "Omdat de mogelijke voordelen en het rendement van elke automatiseringsoplossing afhankelijk is van de informatiekwaliteit, hebben wij bewust gekozen voor een stapsgewijze professionalisering", vervolgt Steur. "Dit betekent dat eerst vier medewerkers met lijsten langs alle woningen zijn gegaan om de actuele staat vast te leggen. Vervolgens is de ingevoerde informatie vergeleken met referentiewoningen voor een tweede opschoonslag en zijn wij begin dit jaar gestart met conditiemetingen volgens de NEN 2767 voor verdere finetuning. Dat het opnieuw invoeren en verbeteren van alle onderhoudsinformatie geen overbodige luxe was, blijkt onder andere uit het feit dat onze 10-jaren onderhoudsbegroting met 30% is teruggebracht naar minder dan 125 miljoen Euro! Uiteraard zonder in te leveren op kwaliteit."

Asset Management

De professionalisering van het vastgoedbeheer maakt bij Het Gooi en Omstreken tevens deel uit van een investering voor Asset Management met software van Vabi. "Net als bij de NCCW-software gaan wij IBIS-MAIN daarmee koppelen, omdat zo de samenwerking en het delen van kennis tussen verschillende afdelingen te verbeteren is", aldus Steur. "Naarmate wij langer met IBIS-MAIN en IBIS4Inspectie werken worden wij enthousiaster over de uitgebreide en makkelijk te gebruiken functionaliteit. Zelf vind ik het kunnen vergelijken van verschillende scenario's om tot beter afgewogen keuzes en plannen te komen, een heel waardevolle functionaliteit. Maar ook onze nieuwe IBIS-beheerder werkt er graag mee. Hij controleert alle uit het veld ontvangen inspectiegegevens en zorgt er vervolgens in overleg met de buitenmensen voor dat onze data en rapportages steeds beter worden. We zijn dus steeds beter in controle en kunnen onderbouwde beslissingen nemen. Wij zijn na de implementatie met zes personen hier in Hilversum opgeleid, maar worden nog regelmatig door onze Ibis consultant proactief getipt over mogelijke verbeteringen en nieuwe functies."