Waterschap Zuiderzeeland: “Digitaal goedkeuren bespaart tijd en voorkomt fouten”

Waterschap Zuiderzeeland beheert in haar beheergebied alle watergangen, -zuiveringen, dijken en gemalen, met de missie om schoon en voldoende water te kunnen bieden aan alle inwoners en bedrijven en te zorgen dat inwoners droge voeten houden. Om dit te kunnen realiseren moeten er elk jaar bagger-, maai-, stort- en andere (onderhouds)-werkzaamheden worden uitgevoerd. Van de ruim 400 medewerkers van Waterschap Zuiderzeeland werken er zo’n 70 in het team van Planmatig Waterbeheer, waaronder ook Folkers. “Wij hebben elk jaar een vijftiental terugkerende bestekken en enkele raamovereenkomsten voor alle werkzaamheden die civieltechnische aannemers voor ons uitvoeren. Deze worden sinds 2010 administratief verwerkt in  Ibis Besteksadministratie voor Infra.” 

 

Met Ibis Besteksadministratie voor Infra is de administratieve verwerking van uitgevoerde en gefactureerde beheerwerkzaamheden steeds efficiënter georganiseerd. Een voorbeeld daarvan is het volledig digitaal goedkeuren van de weekrapporten, termijnstaten en staat van afrekening. “Digitaal goedkeuren maakt de administratieve verwerking voor iedereen sneller en inzichtelijker”, zegt Folkers. “Zowel voor onze afdeling, als de financiële administratie en de aannemers. Als er een weekrapport of een termijnstaat wordt toegevoegd, krijgen wij daar automatisch een bericht over en kunnen wij die digitaal controleren en accorderen. Behalve dat wij zo efficiënt online samenwerken voorkomen wij daarmee ook fouten.”

 

Een andere efficiencyverbetering die Waterschap Zuiderzeeland onlangs heeft gerealiseerd is de automatische informatie-uitwisseling tussen Ibis Besteksadministratie voor Infra en GeoVisia. “Wij gebruiken GeoVisia voor de inspecties en inventarisaties in ons verzorgingsgebied”, licht Folkers toe. “Op basis daarvan maken wij vervolgens bestekken voor uit te voeren werken, die tijdens de uitvoeringsperiode in Ibis Besteksadministratie voor Infra worden beheerd. Omdat wij vaak informatie over hoeveelheden uit GeoVisia in Ibis Besteksadministratie voor Infra nodig hebben, heeft Brink Software een API ontwikkeld die het uitwisselen van informatie tussen die programma's automatiseert. Ook die API bespaart ons veel tijd en voorkomt fouten.”
 

BETROKKEN EN DESKUNDIGE SOFTWARELEVERANCIER

“Als ik terugkijk op het gebruik van Ibis Besteksadministratie voor Infra op onze afdeling Waterbeheer, is er in de loop der jaren veel nieuwe functionaliteit toegevoegd”, vervolgt Folkers. "Verder is Brink Software naar mijn ervaring een betrokken softwareleverancier die goed luistert naar de wensen van gebruikers en de ideeën om daar invulling aan te geven ook terugkoppelt voor feedback. Dat doen ze zowel tijdens jaarlijkse gebruikersbijeenkomsten als één op één. Tenslotte worden wij zo nodig snel geholpen door deskundige helpdeskmedewerkers, terwijl voor nieuwe wensen ook Arend Hoek als productbeheerder makkelijk en snel te bereiken is.”

"Verder is Brink Software naar mijn ervaring een betrokken softwareleverancier die goed luistert naar de wensen van gebruikers en de ideeën om daar invulling aan te geven ook terugkoppelt voor feedback.”