Raamovereenkomst: wat is het en hoe werkt het?

Raamovereenkomsten kunnen een echte uitkomst zijn: je besteedt één keer aan en kunt vier jaar lang opdrachten gunnen. Maar als de projecten zich opstapelen, prijzen veranderen en je in Excel moet bijhouden welke voorwaarden waar gelden? Dan wordt het al snel onoverzichtelijk. In dit artikel leggen we uit hoe raamovereenkomsten werken en hoe je ze overzichtelijk beheert met de juiste software. Ook als je met meerdere contracten tegelijk werkt. 

Wat is een raamovereenkomst?

Een raamovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers. Het is zelf geen opdracht, maar een afspraak over de voorwaarden waaronder toekomstige opdrachten worden gegund.

Denk aan een gemeente die regelmatig gebouwen laat renoveren, of een zorginstelling die jaarlijks onderhoudswerkzaamheden uitvoert. In plaats van elk project apart aan te besteden, sluiten ze een raamovereenkomst met een of meerdere aannemers. Alle toekomstige projecten worden dan gegund binnen die overeenkomst, tegen de afgesproken voorwaarden.

De maximale looptijd is 4 jaar. In uitzonderlijke gevallen mag het langer, maar dat moet goed onderbouwd worden. Voor speciale sectoropdrachten kan de looptijd oplopen tot 8 jaar.

Raamovereenkomst betekenis: het verschil met andere contracten

Een raamovereenkomst wordt vaak verward met andere contractvormen. Wat is het verschil?

Raamovereenkomst vs. afroepcontract Bij een afroepcontract is er een afnameplicht. De opdrachtgever is verplicht een bepaalde hoeveelheid af te nemen. Bij een raamovereenkomst niet. Je mag opdrachten gunnen, maar je bent niet verplicht.

Raamovereenkomst vs. reguliere opdracht Een reguliere opdracht is een concrete overeenkomst voor één specifiek project. Een raamovereenkomst is een paraplu waaronder meerdere toekomstige opdrachten kunnen vallen.

Belangrijk: Een raamovereenkomst geeft geen afnamegarantie aan de opdrachtnemer. Maar als je een opdracht gunt die onder de raamovereenkomst valt, moet dat wel bij de contractpartijen gebeuren. Je mag niet zomaar naar anderen.

Wanneer gebruik je een raamovereenkomst?

Een raamovereenkomst is zinvol als je een stroom van vergelijkbare opdrachten verwacht. Bijvoorbeeld:

• Een woningcorporatie die jaarlijks onderhoudsprojecten uitvoert
• Een gemeente met regelmatige infrastructuurwerkzaamheden
• Een zorginstelling met periodieke renovaties
• Een overheidsorganisatie die IT-diensten afneemt

Als de totale waarde van alle opdrachten over 12 maanden boven de Europese aanbestedingsdrempel komt, moet je elk project apart Europees aanbesteden. Die drempel ligt op €5.382.000 voor werken en €215.000 voor diensten en leveringen (2024).

Met een raamovereenkomst besteed je één keer Europees aan en kun je daarna gedurende 4 jaar opdrachten snel gunnen. Dat scheelt tijd en administratieve lasten.

Raamovereenkomst met één of meerdere opdrachtnemers

Er zijn twee hoofdvarianten.

1. Raamovereenkomst met één opdrachtnemer: Je sluit de overeenkomst met één partij. Alle opdrachten gun je aan deze aannemer volgens de afgesproken voorwaarden. Dit werkt goed voor werkzaamheden waar consistentie en continuïteit belangrijk zijn.

2. Raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers: Je sluit de overeenkomst met meerdere partijen. Bij elk project kies je uit twee opties:

Rechtstreekse gunning: Als alle voorwaarden al vastliggen, gun je direct volgens een vooraf bepaald verdelingsmechanisme. Bijvoorbeeld geografisch (opdrachtnemer A krijgt regio Noord, B krijgt regio Zuid) of beurtelings (eerste opdracht naar winnaar aanbesteding, tweede naar nummer twee, etc.).

Minicompetitie: Als niet alle voorwaarden zijn vastgelegd, vraag je de betrokken opdrachtnemers om een offerte. Je beoordeelt deze volgens de gunningscriteria uit de raamovereenkomst en de beste wint het project.

Uitdagingen bij het beheren van raamovereenkomsten

Een raamovereenkomst kan 4 jaar lopen. In die periode stapelen opdrachten zich op en moet je bijhouden welke afspraken waar gelden. Dat wordt complex, vooral als je met meerdere raamovereenkomsten tegelijk werkt.

Contractbeheer en timing Prijzen veranderen, je moet bijhouden hoeveel opdrachten je hebt gegund en wat de totale waarde is, en je moet tijdig een nieuwe aanbesteding voorbereiden. Een raamovereenkomst eindigt na maximaal 4 jaar. Wil je door met opdrachten? Start dan minimaal een jaar van tevoren een nieuwe aanbesteding. Zonder centraal systeem raak je dit overzicht snel kwijt.

Cherry picking Dit is juridisch risicovol. Het komt voor dat opdrachtgevers een opdracht uit de raamovereenkomst halen om het elders goedkoper te gunnen. Dat mag niet. Je bent gebonden aan je afspraken. Aannemers kunnen je hierop aanspreken, en rechtszaken tonen aan dat zij dan vaak gelijk krijgen.

Raamovereenkomsten in de bouw en infra

In de bouw- en infrasector worden raamovereenkomsten veel gebruikt. Denk aan woningcorporaties die jaarlijks onderhoud uitvoeren, gemeentes met infrastructuurprojecten, of aannemers die regelmatig dezelfde type werkzaamheden doen.

In de bouw: Bouwprojecten vragen om nauwkeurige calculaties. Je werkt met meetstaten en begrotingen, vaak gekoppeld aan het CUF-formaat voor uitwisseling met administratiesystemen. Als je een raamovereenkomst hebt, moet je per opdracht een calculatie maken binnen de afgesproken kaders.

In de infra: Infrastructuurprojecten werken vaak met RAW-bestekken en DSX-bestanden. Meer weten over raamovereenkomsten specifiek in de infra? Die hebben hun eigen kenmerken en uitdagingen.

Software voor het beheren van raamovereenkomsten

Voor organisaties die tientallen opdrachten per jaar gunnen binnen raamovereenkomsten, is handmatig beheer niet werkbaar. Te veel kans op fouten, te weinig overzicht.

Professionele software helpt op meerdere vlakken. Je importeert calculaties en bestekken automatisch, koppelt ze aan de juiste raamovereenkomst, en alle voorwaarden worden toegepast. Prijzen staan centraal in een database. Wijzigt er iets? Dan pas je het op één plek aan.

Je ziet in één overzicht hoeveel opdrachten je hebt gegund, wat de totale waarde is, en wanneer contracten aflopen. Dat geeft grip. Je weet precies waar je staat en kunt tijdig actie ondernemen.

In de bouw werk je met calculatiesoftware die integreert met je projectadministratie. Zo stroomt alles automatisch door, van calculatie tot facturatie.

Grip op je raamovereenkomsten

Raamovereenkomsten besparen tijd en administratieve lasten bij het uitvoeren van reguliere opdrachten. Maar alleen als je ze goed beheert. Met overzicht op prijzen, voorwaarden en gegunde opdrachten werk je efficiënter en voorkom je kostbare fouten.

Wil je weten hoe software je helpt bij het beheren van raamovereenkomsten in de bouw of infra? Neem contact op voor een demo of vraag een productblad aan.