Document- en workflowmanagement via IBIS4Projects
Bouwcombinatie Campusplein realiseert in Amsterdam een multifunctioneel universiteitsgebouw in opdracht van Stichting VU-VUMC. Om de communicatie tussen alle project betrokkenen te organiseren, is het document- en workflowmanagement via IBIS4Projects ingericht.
Projectbeheersing en communicatie projectinformatie
Bouwcombinatie Campusplein, gevormd door Boele & van Eesteren en Visser & Smit Bouw, realiseert in Amsterdam een 55.000 m2 groot multifunctioneel universiteitsgebouw, ontworpen door Team V architecten. Het nieuwe gebouw aan de Zuidas krijgt flexibel te gebruiken ruimtes voor onderwijs, onderzoek en cultuurprogramma's, een grand café, winkels, bibliotheek en een ondergrondse garage. Voor het managen van de organisatie en alle informatie in grote bouwprojecten, is de manier waarop iedereen dagelijks met elkaar communiceert een kritische succesfactor. Daarom was werkvoorbereider Thijs Schlief vanaf de start betrokken bij de selectie en invoering van een oplossing voor document- en workflowmanagement. "Wij zijn begonnen met een veelgebruikte standaard portalomgeving, die na enkele maanden echter zonder maatwerktoevoegingen onvoldoende aan onze eisen en wensen voldeed. Daarom zijn wij andere samenwerkingsoplossingen gaan vergelijken en is er gezamenlijk met de opdrachtgever besloten over te stappen naar IBIS4Projects.
''De belangrijkste reden om voor IBIS4Projects te kiezen was het beter kunnen volgen en managen van alle processen en documentstromen."
Migratie tijdens uitvoering
Tijdens de uitvoering migreren naar een andere samenwerkingsoplossing, is een situatie waar je als projectbetrokkenen niet op zit te wachten. Voor bouwcombinatie Campusplein waren de voordelen echter voldoende groter dan de nadelen. "Omdat een deel van onze mensen de nieuwe oplossing al kende van eerdere projecten, waaronder de bouw van het Internationaal Strafhof in Den Haag, was de leercurve kort", vervolgt Schlief. "Verder hebben wij Ibis gevraagd te helpen bij het inrichten van de mappenstructuur, procedures en het aanmaken van onze users. Daarna is alle informatie in de oude omgeving bevroren en geconverteerd naar IBIS4Projects en zijn de gebruikers getraind. Allemaal binnen een maand.
Sindsdien is de projectbeheersing van bouwcombinatie Campusplein in IBIS4Projects zowel de contractstukken en realisatiedocumenten, als 'as-built' informatie. Voor de bouwcombinatie zijn de grootste voordelen het betere visuele inzicht in alle bouwprocessen en -procedures en in vergaande mate geautomatiseerde workflows. Verder zijn de rechten en informatiebeveiliging voor de beheerder eenvoudiger te organiseren en te managen. Ook de medewerkers van Arcadis, die voor Stichting VU-VUMC de directie voeren, werken er enthousiast mee. "De betere structuur, inzicht en automatische notificaties, besparen zowel het bouwteam als onze opdrachtgever kostbare tijd en voorkomen fouten", concludeert Schlief.
